In het tijdperk van digitalisering is correspondentie overwegend elektronisch. Postzegels zijn echter niet van het toneel verdwenen. Ze zijn zelfs nog steeds te vinden op de bureaus van de meeste bedrijven, of het nu gevestigde bedrijven of innovatieve start-ups zijn. Veel oprichters twijfelen of er een algemene verplichting is om bedrijfsstempels te gebruiken.
Door de aanhoudende populariteit van postzegels wordt het assortiment steeds groter. Moderne producten staan zonder uitzondering voor een hoge printkwaliteit. Een voordeel is het individuele ontwerp, dat uitsluitend is gebaseerd op de ideeën en wensen van de klant. Door het gebruik van verschillende kleuren, lettertypen en lettergroottes en de integratie van logo’s kunnen individuele stempels met een hoge herkenningswaarde worden gecreëerd. Ze verschillen ook op een paar andere gebieden, waaronder:
- Materiaal – klassiek houten, licht, handig kunststof of robuuste metalen producten
- Vorm – vierkant, rond of ovaal
- Kunst – individuele stempels voor traditioneel gebruik met stempelkussens, producten met ingebouwde inkt of stempelpennen
Geen bedrijfsstempel vereist voor bedrijven
In principe hoeven Nederlandse bedrijven juridisch gezien geen stempel te hebben. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld notarissen of diverse instanties. Ze worden onder meer gebruikt bij resoluties, eindvonnissen en documenten. Officiële stempels en officiële zegels worden voornamelijk gebruikt om de echtheid van documenten te bevestigen. Wie ze onherkenbaar maakt of wijzigt, begaat een strafbaar feit dat zal worden vervolgd.
Waarom hebben talloze bedrijven vandaag nog bedrijfsstempels? Bedrijfsstempels verzekeren de ernst van elk document en ook van enveloppen. Er zijn veel ondernemers die het een onmisbaar onderdeel vinden bij het afhandelen van hun correspondentie. Startende oprichters die hun eerste huurovereenkomst voor bedrijfsruimte afsluiten, vinden de handtekening alleen vaak niet voldoende. Alleen het bedrijfsstempel laat zien dat dit een zakelijke maatregel is. Daarnaast benadrukt hij de beslissingsbevoegdheid bij het sluiten van contracten met leveranciers. Sterker nog, veel zakenpartners beschouwen een document zonder bedrijfsstempel als minder betrouwbaar. Om deze reden bevatten de meeste conceptcontracten tegenwoordig nog steeds zowel een handtekening- als een stempelveld.